Por John Alexander Ojeda

Consultor Gestionar Asesores SAS

Hace algunos días fuimos contactados por una empresa dedicada a la administración de conjuntos residenciales y que tenía como encargo el proceso de selección y contratación de una entidad especializada para la limpieza e impermeabilización de la fachada de un edificio de nueve pisos y que contiene 90 apartamentos, un proyecto para ser ejecutado en 60 días con un presupuesto de 90 millones de pesos.

Un contrato de estas características tiene toda la trascendencia para el conjunto residencial ya que tendrá un impacto en múltiples dimensiones de la vida para sus habitantes, tales como las inversiones económicas, las restricciones a la movilidad, la solución a problemas de salubridad y estéticos, solo para nombrar algunos tangibles.

Se me encargó emitir un concepto sobre la información financiera entregada por cinco contratistas pre-seleccionados para ejecutar la obra. A continuación, mencionamos los aspectos que más llamaron nuestra atención:

· Cuatro de las empresas seleccionadas no entregaron las notas a los estados financieros información integral de los mismos, según los estándares contables vigentes en Colombia.

· La única compañía que entregó las notas que incluyen las revelaciones sobre los estados financieros, dejó en evidencia la falta de correspondencia entre los datos presentados en dichos estados financieros y el texto de las revelaciones.

· La información financiera y contable reportada a entidades de control no es la misma que se presentó en el proceso de selección. Encontramos diferencias entre los datos reportados a la Cámara de Comercio y los balances entregados. Por ejemplo, en la Cámara de Comercio una de las empresas revisadas se presenta como microempresa con activos por $ 40 millones, no obstante, el balance presentado en la propuesta indica activos totales por $ 1.475 millones.

· Otra empresa reportó en sus estados de Resultados Integrales para los dos últimos años los mismos valores de los costos de prestación del servicio, los gastos operaciones y los gastos financieros.

· Otra compañía de la familia de las sociedades por acciones simplificadas, según su certificado de constitución y representación legal presenta un capital autorizado de $ 100 millones, pero el capital suscrito y pagado es $ 0

Es evidente que estas compañías tienen algún interés en realizar el proyecto, por esta razón se presentan al proceso y entregan documentación. Está claro que la información fue presentada con el visto bueno de su gerente, fue analizada y estructurada por el área técnica para determinar la viabilidad de la propuesta, su equipo comercial se esfuerza por conseguir más clientes y proyectos que sean referente de un buen servicio y finalmente que el área financiera y contable evalúa la rentabilidad del proyecto soportado en todo lo anterior. Todo esto nos lleva a considerar que hay un esfuerzo de la empresa para conseguir el visto bueno de la administración y ganar el contrato.

No me centraré en analizar cada uno de los errores detectados, es evidente que estas inconsistencias representan la falta de diligencia y/o se subestima al tercero a quien va dirigida. Estos errores los hemos detectado en otros procesos de contratación privada y pública, inclusive en grandes firmas de consultoría. Entonces, ¿Cómo es posible que estas compañías consiguen otros contratos similares o de mayor envergadura? La respuesta parece aún más increíble, los contratantes están más preocupados por solucionar un problema a toda costa y la documentación es un requisito para archivar que no es analizada excepto cuando se presentan problemas y se recurre a un litigio o reclamación de carácter económico.

No se cuestiona la capacidad técnica de ninguna compañía analizada en este caso de la vida real, pero cómo estar tranquilo de contratar con una empresa que entrega información incorrecta, incomprensible y/o incompleta. ¿Como entregarle los fondos que con mucho esfuerzo se han acumulado para un proyecto tan delicado y qué garantía representan dichos contratistas?

Como punto de atención importante, la intención es hacer notar a los empresarios que los detalles si importan, que los datos financieros, legales, técnicos y complementarios deben ser consistentes y que las declaraciones, presentaciones comerciales y documentación asociada a su compañía, reflejan el tipo de empresa y su integridad. Señor empresario si usted no tiene el tiempo o la capacidad de leer las propuestas que entrega, busque ayuda y asesórese de alguien que le apoye en esto como su aliado. No estamos diciendo que presentar información como debe ser va a garantizar un éxito comercial, esto es sólo una parte de la tarea. Pero sí tenga la seguridad que su empresa va a sobresalir como una entidad seria y capaz y refleja en Ud. una persona diligente y responsable. Esta manera de actuar hará ver a sus clientes que usted los trata como le gusta ser tratado, y esto puede ayudarle a abrir puertas.

Respecto a nuestra opinión sobre este proceso, para lo cual fuimos contratados, la conclusión es contundente: No podemos hacer una referencia positiva de ninguno de los proponentes, ya que:

- Los datos entregados son insuficientes,

- Se presenta información con errores importantes

- No hay correspondencia entre los diferentes reportes entregados.

Finalmente y lo más relevante a considerar en este caso, es que existen riesgos significativos de operación, financieros y de obra (debido al trabajo en alturas) que deben considerarse cuidadosamente para mitigarlos apropiadamente. Así, la recomendación más importante es que la administración se tome el tiempo necesario para seleccionar el contratista idóneo y adecuado con el cual se sienta tranquilo al momento de ejecutar las actividades a contratar y que realmente sea su aliado de negocios.